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              莫讓形式喧賓奪主(2019-11)  
            企業管理雜志 發布時間:20-01-20        
               

            文/石永亮



            關鍵詞:管理效率  ISO9000標準  語言傷害  形式主義

                 某公司的生產單位月度安全環保例會涉及內容均較為具體,原本情況通報總結成一張表格便可一目了然,卻總是被整理成洋洋灑灑數頁紙,各部門人員常常文章讀了大半還不得要領。對此,明眼人看在眼里,急在心上。
                 曾幾何時,有些企業部門的工作總結和通報,過于強調書面形式的整齊劃一,其間距、字體、字號、邊距、段落等行文規則均有明文規定,句式方面也經常有“發現了、促進了、形成了、加強了、推進了、暴露了”之類的高頻詞,看似“高大上”,但如果忽視了實質內容,則不利于提高辦事效率。
                 筆者曾在中日合資公司供職多年,任品質保證部長,公司總經理和總工程師都是日本人。他們做計劃、寫材料、總結均愛使用表格,甚至其中還有不少手繪體,且字號大小不一,乍一看似無章法,其實很實用。
                 這里有一個令筆者刻骨銘心的實例:筆者當年所在的公司經營層決定盡快研發一種10kV柱上斷路器。撰寫可研報告的任務提前幾個月就交給了技術部。技術部長是中國人,帶領團隊忙乎了很長時間,完成了長達60頁的報告。
                 在一次新產品討論會上,日本總工接二連三地提出幾個關鍵問題,而在技術部厚厚一大本可研報告上竟找不到相關內容,日本總工氣憤之極,揚長而去。不大一會兒,又轉身進入會議室,向與會人員每人發了一張A3紙。大家一看,原來是10kV柱上斷路器的研發計劃。盡管里面摻雜有不少日文,但我們還是能夠大體看得懂:密密麻麻的蠅頭小字,包含了投入、產出、市場需求、競爭對手情況、需要的設備和人員、主要技術參數和急需要解決的技術關鍵,其中不乏數據和各種圖標曲線,可以說是應有盡有。幾個中方人員一時無語,深感這看似雜亂的A3紙,透出的決不是簡單意義上的中日雙方工程技術人員管理素質的差別。
                 一次偶然的機會,筆者問及此事,總經理回答“ISO9000標準全世界通用,我們理解就是要用最簡便的文字進行圖表化、可視化管理”。不敢說日本人深諳其精髓,但最起碼“杜絕官話套話等形式主義、以簡單明了的方式讓人看懂”的一般管理原則,需要更多中國企業加以重視,不要讓種種看似整齊劃一的“形式”禁錮了創新的翅膀,造成長期效率低下。
                 有時候,把文字重點摘抄出來放在表格里表示出來就會讓人看得更清楚、印象更深刻,甚至還可以用顏色,比如筆者在公司推行班組危險預知訓練活動時,曾用綠色代表合格,紅色代表不合格,黃色代表部分符合、尚待提高等,進行全廠幾十個班組的“臉譜評價”,這樣做起碼比只注重文件美觀或邏輯結構關系的整篇大段文字描述更有說服力,更有效率。將呈現內容去偽存真,化繁為簡,表現真正的重點,給人以視覺上的強烈沖擊,這種方法特別適合詮釋一般人容易混淆或搞錯的概念及其關系,很多時候對管理工作也是適用的,尤其是對專項活動的總結、通報之類的管理文件。
                 長期以來,一些企業文件慣用排比等句式,鏗鏘有力、花團錦簇,并且有意無意拔高主題。人們不禁感嘆:何時才能告別語言傷害、文字虛假、格式套路,回歸正常?讓我們經常想一想,自己的方式方法是否真地改進了工作,提高了辦事效率?■


            作者單位 河南平高電氣股份有限公司
            欄目主編 王黎
             

             
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