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                方法    
              把握變化,控好全面預算(2020-01)  
            企業管理雜志 發布時間:20-05-06        
               

            全面預算管理做得好的企業,往往重視各種變局,各種個性化的全面預算管理手段“因變而生、因變而活”,從而形成了豐富多彩的企業實踐,體現出全面預算管理的科學性和藝術性。


             

            文/單體恩



            關鍵詞:全面預算管理  基本盤  轉型升級  特殊性  煤炭企業

                 煤炭行業未來發展的主旋律是安全生產、精益管理、提高效率,全面預算管理因為高度契合煤炭行業自身的發展需要,正在成為行業里普遍推行和應用的管理工具。盡管國內煤炭企業已經普遍推行了全面預算管理,但是因為各種不可控因素太多造成預算執行情況不好,導致煤炭企業是否適合推行全面預算管理遭受越來越多的質疑。
                
            全面預算管理所面臨的問題
            1. 預算編制難
                 正常企業生產經營的預算可以參考歷史信息、結合定額管理、推行零基預算,最終完成公司全面預算編制。但突發性的政策性要求往往很難進入預算,給企業預算編制造成干擾。例如,井下甲烷濃度和排放方式的新標準、新要求,可能要求企業限期整改,更新相關設備和工藝。這樣的技改投資項目投資金額動輒上千萬元,企業編制年度預算的時候很難提前預測,但是項目又不能不做,如何才能把類似的項目投資納入企業預算管理?頻繁遇到這種情況,企業當年的預算編制就很難準確。
            2. 預算執行難
                 煤礦企業主生產領域的預算編制圍繞著生產計劃展開,生產預算牽引采購預算、銷售預算、庫存預算等輔助預算,最終影響到資本預算、資金預算和財務預算。在企業預算執行實踐中,往往發現生產預算的年度控制較好、月度控制一般。年度生產預算可以查缺補漏、動態調整,但月度預算一旦擾動因素較大,預算執行波動性也會隨之增大,很難在月度周期內完成調整。
            3. 預算分析難
                 對煤炭企業生產擾動的因素中既有外因,也有內因。外部原因固然很難預測和控制,內部原因方面也因為牽涉多個環節、多個部門,很難找到具體的責任部門。例如煤炭企業內部供應鏈效率低下會造成部分環節的堵塞,生產不暢會制約后續環節,庫存不足會影響生產,銷售不暢會影響生產,供應滯后也會影響生產。當這些內部因素和外部因素糾纏在一起的時候,預算分析往往會訴諸外因而忽略內因,最后的分析結論是“事出有因、不予追究”。
            4. 預算考核難
                 如果預算分析找不到正確的原因,預算考核就會陷入兩難境地。如果嚴格考核容易誤傷好人,得過且過則會放過問題。預算考核被掛空的直接影響就是全面預算管理不能形成管理閉環,最終影響預算控制效果。
                
            全面預算管理的應對策略
            1. 穩住預算基本盤
                 企業面臨的內外環境變化是永恒的,但企業經營一定會基于既定的戰略與目標。全面預算管理也是這樣,不能因為變化多、變化不可控,就認為全面預算管理無法實行。恰恰相反,正是因為變化多,才需要我們把企業正常經營的目標與資源配置,通過全面預算管理進行程序化管理,騰出管理資源和高層精力更好地應對變化。否則主客觀因素交織、內外因混雜,管理者會很難識別問題的關鍵,疲于應付各種變化。
                 穩住預算基本盤首先要求我們正確認識煤炭企業的預算基本盤。圍繞核心生產目標和任務,在正常經營環境下形成的生產、銷售、采購、資產、資金預算是煤炭企業的預算基本盤。預算基本盤較少受到外部因素的影響,因此運行比較穩定,可以按照全面預算管理的一般程序加強管理。
                 既然是預算基本盤,就要加強基礎管理。煤炭企業必須對預算基本盤積累歷史數據基礎、進行預算定額的動態管理、進行市場運行分析、進行市場價格波動分析,通過大數據和科學管理手段,讓預算基本盤的管理更加順暢。
                 對預算基本盤的管理要求是“預算目標要清、預算編制要精、預算執行要穩、預算考核要準”。年度預算編制工作啟動之前,公司董事會或者全面預算管理委員會要制訂清晰、明確的預算目標,明確提出對預算基本盤的時間要求、工作目標、控制目標。例如公司年度重點工作是成本控制,要求當年材料費預算實現下降2%目標,要求通過減員增效實現人均采煤效率提升2%目標等等。預算基本盤的目標明確了,預算編制就可以緊密圍繞目標、支撐目標。預算編制要求一定要精準,預算執行控制要嚴格,以體現預算權威性,預算考核定量要準確,以體現預算管理控制的剛性。
                 在預算基本盤的管理控制中一定要強調總量控制優先。一般在總量可控的前提下,可以允許在預算子項之間進行適當調整,以適應執行過程中的變化因素。例如設備維修預算總額是3000萬元,A設備維修進入預算了但沒有發生實際維修,B設備沒有進入預算但突然出了狀況需要維修,在總量可控的前提下,可以把A設備預算調整到B設備預算。但預算子項的調整需要進行合理性控制,需要經過必要的審批和專業審核,不能任意調整。
                 企業只要預算基本盤穩住了,目標設定好、總量控制好,把小的變化和調整包容在總量控制的大盤子里面,那么企業的整體經營目標就容易達成。
            2. 控好預算輔助盤
                 所謂的預算輔助盤,就是指支持、輔助、配合完成核心生產目標任務的預算項目,包括但不限于部分技改技措、部分管理提升、部分基礎設施建設、部分外圍職能建設等。預算輔助盤的特點是歷史數據的參考性差、無法推行定額管理、合理性和可行性需要專業判斷,此外預算輔助盤工作任務的完成對核心生產任務的完成有支撐但無嚴格限制。
                 預算輔助盤因為存在以上特點,所以既是企業管理藝術性的重要體現,也往往是預算編制中的難點。圍繞預算該不該批、指標批多批少的問題,企業核心領導和部門領導將會反復角力,最后折中形成公司執行預算。因此預算輔助盤的管理控制和預算基本盤的管理控制截然不同,需要加強過程控制和分項管理,也就是說不僅要看事情做沒做、預算資金花沒花,還要看預算項目與資金支出項目是否匹配,不允許張冠李戴,更不允許超預算運行。
                 預算輔助盤控制得好,既可以有效支撐煤炭企業的生產經營,還可以提升企業的中長期競爭力,實現企業的可持續發展。
            3. 支持預算特殊盤
                 所謂的預算特殊盤,就是指煤炭行業的特殊性和煤炭企業經營的特殊性衍生出來的特殊項目預算。
                 一部分特殊項目預算來自行業例行監管提出的要求。例如煤炭企業安全費用預算要按照一定比例足額提取,必須?顚S;煤炭企業工會經費預算按照一定比例提取,要求由工會工委會審核使用;煤炭企業維檢費預算按照一定比例提取,歸口使用;煤炭環;、環保稅、水資源稅、職教費等等,煤炭行業都有標準規范的提取標準和使用要求。這部分特殊項目預算的預算編制必須合規,預算管理必須規范。
                 另外一部分特殊項目預算來自行業臨時的監管要求,例如突發的地區和行業監管政策所產生的預算支出項目,還包括各級主管部門臨時提出的宣傳、培訓、會議、文化管理要求等。這部分特殊項目預算可能預測性較差,需要靈活應對。
                 預算特殊盤的存在客觀上反映了煤炭企業的特殊性和個性化,也考驗著煤炭企業管理者的智慧,需要我們積極面對。不能因為要嚴格預算管理,就忽視了預算特殊盤的特殊性,從而對預算特殊盤提出不合理的管理要求。例如對安全費用預算提出降低成本的要求,對按照上級要求必須進行環保改造的項目設置條件,對工會經費的正常使用增加不必要的審批控制等。
                 預算特殊盤一般在煤炭企業的預算管理中所占比重不大,但對管理資源的占用比例卻較高,對預算控制的效果影響較大。預算特殊盤管理控制得好,全面預算管理就能更加貼合企業實際情況,其管理效果更容易被大家理解和支持。一旦管理僵化,把管理規范化和預算特殊盤的特殊性要求對立起來,可能會出現事與愿違的情況,最后還會造成全面預算管理不接地氣。
            4. 靈活運用預算調整工具
                 全面預算管理是為企業生產服務的,必須貫徹“一切為了生產、一切服務于生產”的原則,全面預算管理一定不能和企業生產經營相對立。煤炭企業要把全面預算管理作為服務于生產的一種重要管理手段,在安全生產的范圍內,花必須花的錢、做應該做的事。具體部門在預算編制中可能會因為經驗不足、能力不足、專業性不夠而出現預算編制不準的問題,造成部分支持安全生產的成本、費用支出脫離了企業全面預算管理的范圍,首先是要通過預算調整工具把這部分成本、費用先納進來,在全面預算管理框架內管理起來,而不能不允許發生、拒絕納入管理。具體部門的問題可以通過預算考核進行糾偏和控制。
                 企業需要完善預算調整的相關制度,使預算調整合理化、規范化,使每一項預算調整都有據可循。企業必須把預算調整作為一種重要的管理支持手段,但絕不能把預算調整作為一塊法外之地。必須建立合理的制度進行指引和約束,既不能不調整,也不能無節制調整。
                 企業需要建立合理的預算調整流程,對預算調整進行適度控制。預算調整的程序應比照預算審批的程序,使每一項預算調整都經過嚴格的預算程序控制。絕對不能形成“預算調整易而預算審批難”,否則一定程度上會助長部門惰政,使得各預算單位不重視預算編制工作轉而尋求預算調整。預算調整要有利于樹立預算權威,不能用預算調整來代替預算編制,所有預算外費用支出必須納入預算內管理,不允許出現預算外未調整費用的發生。企業負責預算調整審批的核心領導必須審慎審批預算調整申請,企業預算編制一旦失去權威,預算執行很難真正落到實處,預算管理將會進入惡性循環!


            主要參考文獻
            [1] 劉紅潤.煤炭企業全面預算管理與內部控制.財經界.學術版,2017(7).
            [2] 王利青.加強煤炭企業的全面預算管理的策略研究.商情,2017(34).
            [3] 陳菊玲.關于全面預算管理在煤炭企業中的應用思考.經營管理者,2013(11上).
            [4] 李文婧.在煤炭經濟轉型發展中推進企業會計改革.經貿實踐,2016(11).
            作者單位 中煤科工能源投資有限公司
            欄目主編 王黎
             

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