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              預約有規則(2020-01)  
            企業管理雜志 發布時間:20-05-06        
               

            為了更有效率地與日本企業預約工作日程,除了事先確認該企業的工作日歷外,還要參考其重要會議的日程信息。



            文/曲軍


            提前預約的習慣
            日本企業非常注重提前預約工作日程。為了按預定的時間和程序完成工作,除了處理突發事情外,日本企業一般都會遵守一些約定俗成的日程預約習慣。例如:日常的工作日程,一般要提前數個工作日或數周進行預約;重大商務活動,一般需提前數月甚至一年進行預約;緊急的工作日程,要先向對方表示歉意并做出合理解釋,然后再預約。
            預約工作日程的原因多種多樣。例如:有些企業需要在不影響開展內部重要會議的前提下,確定預約的工作日程;有些企業的會議室必須提前預約;有些企業是為了爭取充分的時間做會議準備;還有些企業是為了不打亂相關業務部門已經(按年度、季度、月度)計劃好的工作日程等。

            事先溝通的習慣
            日本企業會通過提前溝通來預約工作日程。一些經驗豐富的日本員工會按以下三個步驟與外部單位進行預約:首先,在自己團隊內確定好幾個希望預約的時間;然后,給對方打電話、發短信或見面交流,初步了解對方比較合適的可預約時間及會議場所;最后,正式給對方發電子郵件,確定訪談涉及的事宜,包括但不限于訪談的目的、地點、主題、時間及參加人員。如果會議時間難以提前確定,希望去拜訪的一方會主動提出更多的具體時間供對方選擇。
            如果已經充分地溝通、確認,正式確定了預約日期,日本企業一般很難接受對方隨意進行較大程度的變更。若企業無合理理由,在已經確定好的日期前幾天,突然提出要取消預約,這是非常失禮的。

            制定工作日歷
            很多日本企業根據每個季度的業務繁忙程度定期制定工作日歷,有些日本企業每年都會將工作日歷贈送給重要的合作企業,或定期公布在網站上。特別是,一些服務性企業在法定節假日期間正常營業,其員工的休假時間也會有所調整,這些調整日期都會反映在該企業的工作日歷上。
            與日本企業預約活動日程時,可以事先參考該企業的工作日歷,以便計劃、商議合適的訪談時間。但需注意的是,因為有些企業為經營管理人員與生產一線人員分別制定了不同的工作日歷,所以即使是同一個企業的員工,他們的工作日也可能不同。

            確認“六曜”日歷
            “六曜”日歷起源于中國,是中國傳統歷法中的一種注文,用以標示每日的吉兇。后來傳至日本,它采用太陰歷來占卜吉兇,分為先勝、友引、先負、佛滅、大安、赤口六種日子。有些日本企業習慣根據“六曜”日歷選擇黃道吉日安排工作日程。例如,如果新公司開業,一般會在“大安”的日子舉辦;如果辦理訴訟案件,會選“先勝”之類的日子。需注意的是,若中日企業之間舉辦慶典活動,要盡量規避7月7日、9月18日 、12月13日等敏感日期。

            共享會議日程
            為了更有效率地與日本企業預約工作日程,除了事先確認企業的工作日歷外,還要參考該企業重要會議的日程信息。有些日本企業的總務管理部門,在年末會把下一年需要舉辦的重要會議整理成會議日程一覽表,傳達給所有部門。根據業務需要,各部門也會以適當的方式,與本企業的重要客戶共享表中的信息。這不僅方便了企業間的溝通,也提高了預約效率。

            注重調整日程
            日本企業在預約工作日程時很注重調整日程,這不僅是為了尊重每位參加人員的時間安排,也為了避免有些細節出現差錯。例如,與日本企業預約晚宴時,該企業會通過參考《日程調整表》,最終確定晚宴的最佳預約日期是6月3日。因為選擇這一天,可以保證每位相關人員都可以參加這次晚宴。日本企業在預約工作日程時,也非常尊重并盡量滿足對方企業希望的時間。

            安排午休值班
            很多日本企業在午休時間也照常營業,尤其是重要的業務部門會安排專人值班。有些日本企業在定期更新的《午休輪流值班表》中,規定了需嚴格執行的業務流程和處罰員工私自占用營業電話的行為!

             

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